회사 전화 돌려주기와 착신전환 방법｜내선번호·당겨받기 차이

회사에서 전화를 받다 보면 담당자가 아니라서 다른 직원에게 통화를 넘겨야 할 때가 있습니다. 그런데 전화기에는 돌려주기, 착신전환, 당겨받기처럼 비슷해 보이는 버튼이 있어 처음 사용하면 헷갈리기 쉽습니다.

세 기능은 사용 목적이 완전히 다릅니다. 통화 중인 전화 한 통을 다른 직원에게 넘길 때는 돌려주기, 자리를 비운 동안 걸려오는 모든 전화를 다른 번호로 보내려면 착신전환, 옆자리에서 울리는 전화를 대신 받으려면 당겨받기를 사용합니다.

가장 간단한 구분

전화 한 통을 직원에게 넘길 때는 돌려주기, 계속 다른 번호로 받으려면 착신전환, 다른 자리에서 울리는 전화를 내가 받으려면 당겨받기를 사용합니다.

회사 전화 돌려주기와 착신전환 차이

회사 전화에서 가장 많이 혼동하는 기능이 돌려주기와 착신전환입니다. 두 기능은 전화가 연결되는 시점부터 차이가 있습니다.

기능	사용 상황	작동 방식
돌려주기	현재 통화 중인 전화를 넘길 때	통화 중 내선번호를 입력해 전달
착신전환	외근·회의·휴가로 자리를 비울 때	앞으로 걸려오는 전화를 자동 전달
당겨받기	다른 자리 전화가 울릴 때	같은 그룹의 전화를 내 자리에서 받음

예를 들어 고객 전화를 받은 뒤 담당자인 내선 305번 직원에게 넘긴다면 돌려주기를 사용합니다. 반대로 하루 종일 외근이어서 내 전화로 걸려오는 모든 통화를 내선 305번으로 보내려면 착신전환을 설정해야 합니다.

키폰에서 통화 중 다른 직원에게 전화 돌리는 방법

사진 속 키폰에는 왼쪽 아래에 돌려주기·일반전화라고 표시된 버튼이 있습니다.

통화 중 다른 직원에게 전화를 넘길 때 이 버튼을 사용하면 됩니다.

1. 외부에서 걸려온 전화를 받습니다.
2. 통화 중 돌려주기 버튼을 누릅니다.
3. 전화를 받을 직원의 내선번호를 입력합니다.
4. 상대방이 받으면 통화 내용을 간단히 안내합니다.
5. 수화기를 내려놓으면 전화가 해당 직원에게 넘어갑니다.

사용 예시
통화 받기 → 돌려주기 버튼 → 내선번호 305 입력 → 상대 직원 응답 → 수화기 내려놓기

상대 직원이 받기 전에 바로 수화기를 내려놓으면 통화 내용을 설명하지 않고 즉시 전달하는 방식이 됩니다. 이를 일반적으로 무조건 전환 또는 블라인드 전환이라고 합니다.

반대로 상대 직원이 전화를 받은 뒤 고객 정보나 문의 내용을 설명하고 수화기를 내려놓으면 상담 후 전환 방식이 됩니다. 업무상 중요한 전화는 담당자가 실제로 받을 수 있는지 확인한 뒤 넘기는 것이 안전합니다.

상대 직원이 전화를 받지 않을 때 복귀하는 방법

전화를 돌렸는데 상대 직원이 자리에 없거나 내선전화를 받지 않으면 원래 고객과의 통화로 돌아가야 합니다.

전화기와 회사 교환기 설정에 따라 다르지만 일반적으로 다음 방법 중 하나를 사용합니다.

• 돌려주기 버튼을 다시 누릅니다.
• 재발신 또는 플래시 버튼을 누릅니다.
• 깜빡이는 외부 회선 버튼을 누릅니다.
• 수화기를 잠시 내려놓지 말고 원래 통화가 복귀하는지 기다립니다.

회사의 키폰이나 교환기마다 복귀 방식이 다르므로 처음 사용할 때는 옆자리 직원과 시험 통화를 해보는 것이 가장 정확합니다.

구형 회사 전화기에서 재발신 버튼으로 돌리는 방법

구형 사무실 전화기는 돌려주기 버튼이 따로 없고 재발신, 플래시 또는 후크 버튼으로 통화를 전환하는 경우가 많습니다.

1. 걸려온 전화를 받습니다.
2. 통화 중 재발신 또는 플래시 버튼을 짧게 누릅니다.
3. 전화를 넘길 직원의 내선번호를 입력합니다.
4. 상대방이 받으면 문의 내용을 전달합니다.
5. 수화기를 내려놓아 통화를 넘깁니다.

재발신 버튼을 너무 길게 누르거나 두 번 연속 누르면 마지막 발신번호로 다시 전화가 걸릴 수 있습니다. 따라서 통화 전환 용도로 사용할 때는 버튼을 짧게 한 번 누르는 것이 일반적입니다.

다만 재발신 버튼이 실제로 통화 전환 신호를 보내는지는 전화기보다 회사에 설치된 교환기 설정에 따라 달라집니다. 작동하지 않으면 사내 통신 담당자나 전화 설치업체에 플래시 전환 지원 여부를 확인해야 합니다.

당겨받기 버튼은 전화를 넘기는 기능이 아니다

사진 속 키폰에는 당겨받기 버튼도 있습니다. 이름 때문에 전화를 다른 직원에게 당겨서 넘기는 기능으로 오해할 수 있지만 실제 용도는 반대입니다.

옆자리나 같은 부서 직원의 전화가 울릴 때 해당 전화기까지 이동하지 않고 내 자리에서 대신 받는 기능입니다.

당겨받기 사용 예시
옆자리 전화가 울림 → 내 수화기를 듦 → 당겨받기 버튼 누름 → 상대방과 통화

회사 교환기 설정에 따라 같은 통화 그룹으로 등록된 전화만 당겨받기가 가능합니다. 다른 부서나 다른 층의 전화는 같은 그룹이 아니면 당겨받기 버튼이 작동하지 않을 수 있습니다.

자리를 비울 때 착신전환 설정하는 방법

착신전환은 현재 연결된 전화 한 통만 넘기는 것이 아니라 앞으로 내 자리로 걸려오는 전화를 특정 내선이나 외부 번호로 자동 전달하는 기능입니다.

사진 속 키폰 상단에는 착신전환 버튼이 있으며 일반적인 설정 순서는 다음과 같습니다.

1. 수화기가 내려진 대기 상태인지 확인합니다.
2. 착신전환 버튼을 누릅니다.
3. 전화를 받을 내선번호를 입력합니다.
4. 확인 버튼 또는 통화 버튼을 누릅니다.
5. 화면에 착신전환 번호나 아이콘이 표시되는지 확인합니다.

설정을 해제할 때는 착신전환 버튼을 다시 누르거나 전화기 메뉴에서 착신전환 해제를 선택합니다.

일부 회사 전화기는 착신전환 버튼을 누른 뒤 별표 코드나 교환기 전용 코드를 입력해야 합니다. 회사마다 사용하는 교환기가 다르기 때문에 특정 번호 조합은 공통으로 적용되지 않습니다.

휴대폰으로 착신전환할 때 확인할 점

내선번호가 아닌 개인 휴대폰이나 외부 전화번호로 착신전환하려면 회사 교환기에서 외부 전환 기능을 허용해야 합니다.

외부번호 착신전환이 허용된 환경에서는 휴대폰 번호 앞에 외부 발신번호인 0 또는 9를 먼저 입력해야 하는 경우가 있습니다.

주의할 점
휴대폰 착신전환은 회사 전화요금이 발생할 수 있고, 보안정책이나 통화 녹취 문제 때문에 외부번호 전환을 막아둔 회사도 많습니다.

외부번호로 전환되지 않는다면 전화기 고장이 아니라 교환기 권한이 차단되어 있을 가능성이 큽니다. 이 경우 사내 전산 담당자나 통신 관리자에게 외부 착신 권한을 요청해야 합니다.

전화 돌려주기가 작동하지 않을 때

돌려주기 버튼을 눌러도 통화가 넘어가지 않는다면 다음 항목을 확인해볼 수 있습니다.

• 내선번호를 정확하게 입력했는지 확인합니다.
• 내선번호 앞에 별도의 그룹번호가 필요한지 확인합니다.
• 돌려주기 버튼을 통화 전에 누른 것은 아닌지 확인합니다.
• 수화기를 너무 빨리 내려놓지 않았는지 확인합니다.
• 내선 통화가 가능한 전화기인지 확인합니다.
• 교환기에서 통화 전환 기능이 제한되어 있는지 확인합니다.

오래된 일반전화기를 키폰 교환기에 연결한 경우 전화기의 재발신 버튼 신호와 교환기의 플래시 시간이 맞지 않아 통화 전환이 실패할 수도 있습니다.

이 경우 전화기 메뉴에서 플래시 시간을 변경하거나 통신 설치업체를 통해 교환기 설정을 조정해야 합니다.

회사 전화 기능 자주 묻는 질문

통화 중 다른 직원에게 넘길 때 어떤 버튼을 눌러야 하나요?

돌려주기 또는 통화전환 버튼을 누른 뒤 상대 직원의 내선번호를 입력하면 됩니다. 버튼이 없다면 재발신이나 플래시 버튼을 사용하는 전화기도 있습니다.

당겨받기로 다른 직원에게 전화를 넘길 수 있나요?

아닙니다. 당겨받기는 다른 자리에서 울리는 전화를 내 전화기에서 대신 받는 기능입니다. 현재 통화 중인 전화를 넘길 때는 돌려주기를 사용해야 합니다.

착신전환과 돌려주기는 무엇이 다른가요?

돌려주기는 현재 통화 중인 전화 한 통을 넘기는 기능이고, 착신전환은 앞으로 걸려오는 전화를 계속 다른 번호로 보내는 기능입니다.

직원 내선번호를 모르면 어떻게 하나요?

전화기에 등록된 단축키를 확인하거나 사내 내선번호표를 찾아야 합니다. 일부 키폰은 메뉴에서 전화번호부나 단축버튼에 등록된 내선번호를 확인할 수 있습니다.

착신전환을 했는데 휴대폰으로 전화가 오지 않는 이유는 무엇인가요?

회사 교환기에서 외부번호 착신을 제한했거나 외부 발신번호 0 또는 9를 입력하지 않았을 가능성이 있습니다. 회사 통신 관리자에게 외부 착신 권한을 확인해야 합니다.

회사 전화 돌려주기 사용 순서 정리

통화 중 전화 한 통 넘기기

전화 받기 → 돌려주기 또는 재발신 → 내선번호 입력 → 담당자 응답 확인 → 수화기 내려놓기

자리를 비울 때 계속 넘기기

착신전환 → 받을 번호 입력 → 설정 확인 → 복귀 후 착신전환 해제

회사 전화기는 외형이 비슷해도 사용하는 키폰 교환기와 통신 장비에 따라 버튼 작동 방식이 조금씩 다릅니다. 그래도 기본 원리는 동일합니다.

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현재 통화 중인 전화를 넘길 때는 돌려주기, 다른 자리 전화가 울릴 때는 당겨받기, 외근이나 회의 중 계속 다른 번호로 받으려면 착신전환을 사용하면 됩니다.