아웃룩 메일 자동정리 규칙 설정으로 특정 메일 자동삭제 및 분류 방법

아웃룩 특정 메일 "규칙" 자동이동 및 삭제 정리 방법

아웃룩(Outlook)은 여러 이메일 계정을 하나의 프로그램에서 통합 관리할 수 있어 직장인과 프리랜서, 기업 사용자들 사이에서 널리 사용되고 있습니다.

하지만 시간이 지나면서 다양한 발신처에서 쏟아지는 뉴스레터, 광고성 메일, 자동 발송 메일 등이 쌓이면서 정작 중요한 메일을 놓치는 경우가 많습니다. 특히 PST 파일의 용량이 커지면 프로그램 속도 저하나 동기화 오류까지 발생할 수 있어 주기적인 정리가 꼭 필요하죠.

아웃룩 특정 메일 "규칙" 자동이동 및 삭제 정리 방법

이럴 때 아웃룩의 ‘규칙(Rules)’ 기능을 활용하면 특정 키워드, 발신자, 도메인 기반으로 불필요한 메일을 자동 삭제하거나, 중요한 메일을 별도 폴더로 자동 이동시켜 깔끔하게 정리할 수 있습니다.

그럼 오피스 2019 및 2021 기준 아웃룩에서 규칙을 설정하고 메일을 자동 분류 및 삭제하는 최신 방법부터, 설정이 정상 작동하지 않을 때의 해결 팁까지 하나하나 알아보겠습니다.

아웃룩 "규칙" 메일 정리 스팸 키워드 

특정 원하는 메일이 있다면 먼저 선택합니다.

그리고 상단의 홈 -> 규칙 -> 규칙 만들기 선택합니다.

	설명
1	Outlook 실행 후 정리하고 싶은 메일 선택
2	상단 메뉴의 [홈] → [규칙] → [규칙 만들기] 클릭
3	보낸 사람, 제목 키워드 등 조건 선택
4	조건에 맞는 메일을 지정 폴더로 이동 또는 삭제 설정
5	확인 클릭 후 규칙 저장

 

아웃룩 규칙만들기

그럼 해당 조건에 맞는 메일을 선택할 수 있습니다.

보낸 사람으로부터 제목에 다음 내용이 포함되거나 받는 사람의 메일 주소 등 해당 조건에 맞는 메일에 소리가 나게 하거나 삭제하거나 특정 폴더로 이동하게 설정할 수 있습니다.

그 외 자세한 설정을 원한다면 "고급옵션"을 선택합니다.

스팸 키워드 차단할 수 있습니다.

고급옵션에서는 다양한 규칙을 선택한 메일을 참고해서 설정할 수 있습니다.

설정 항목	설명
고급옵션	기본 규칙 화면에서 [고급 옵션] 클릭
조건 추가	제목, 보낸 사람, 참조, 키워드 등 다양하게 조합 가능
동작 선택	지운 편지함으로 이동, 특정 폴더로 이동, 삭제 등 선택 가능
예외 설정	중요 메일이나 플래그 지정 메일은 제외 가능
규칙 이름 지정	규칙을 식별하기 쉬운 이름으로 저장

제목이나 보낸 사람, 받는 사람, 머리글, 참조, 중요도 등등 해당 항목에 포함된 문구를 특정할 수 있습니다.

차단하고자 하는 키워드 문구 입력

기존에 설정된 목록이 마음에 들지 않는다면 삭제 후 제목에 특정 키워드를 입력합니다.

해당키워드 자동이동

그럼 해당 키워드가 포함된 메일에 대해서 저는 지운 편지함으로 모두 보내버립니다.

그 외에도 전달 온 메일에 대해서 바로 삭제하거나 이동하고 싶다면 메일을 선택 후 "규칙 -> 받은 메시지 항상 자동분류 "기능을 선택합니다.

그리고 규칙에 대해 임시보관함 및 지운 편지함 등등 원하는 이동경로를 선택하면 보낸 사람의 모든 메일을 이동 및 삭제할 수 있습니다.

또한 규칙 기능은 단순히 특정 키워드나 발신자만 걸러내는 데 그치지 않고, 자동으로 원하는 폴더로 분류하거나, 중요도에 따라 처리 순서를 지정할 수도 있다는 점에서 효율적인 메일 관리를 도와줍니다.

지운편지함 자동이동 규칙

예를 들어, 특정 도메인에서 오는 뉴스레터나 광고성 메일은 지운 편지함으로 자동 이동되도록 규칙을 설정하고, 팀장이나 거래처처럼 자주 확인해야 하는 메일은 중요 표시 또는 별도 폴더로 자동 분류되도록 설정할 수 있습니다.

상황	설정 방법 및 팁
광고성/뉴스레터 자동 삭제	규칙 조건에 도메인(@news.com) 포함 → 지운 편지함으로 이동 설정
중요한 메일 자동 분류	보낸 사람 주소에 팀장, 거래처 지정 → 중요 표시 또는 전용 폴더 이동
규칙이 작동하지 않을 때	'지금 받은 편지함에도 규칙 적용' 체크 후 Outlook 재시작하여 동기화 확인
규칙이 너무 많을 때	Exchange 메일 서버 기준 규칙 용량 256KB 초과 가능 → 불필요한 규칙 정리
다중 조건 설정	제목, 보낸 사람, 특정 단어 조합 설정 가능 (AND 조건) → 복잡할 땐 규칙을 나눠서 설정
중요 메일 실수로 삭제 방지	처음엔 '지운 편지함 이동'으로만 설정하고, 모니터링 후 자동 삭제 설정 추천

그렇지만 규칙을 설정해도 간혹 의도대로 작동하지 않는 경우도 있는데요. 이미 받은 메일에 규칙이 적용되지 않거나, 클라이언트(PC)에서만 작동하고 서버와 동기화가 되지 않는 문제도 있는데 이럴 땐 규칙 설정 시 ‘지금 받은 편지함에도 이 규칙 적용’을 체크하고, Outlook을 재시작해 동기화 여부를 다시 확인해보는 것이 좋습니다.

만약 규칙이 너무 많아 제대로 동작하지 않는다면 Exchange 메일 서버 기준 최대 규칙 용량(약 256KB)을 초과한 것일 수 있으므로, 불필요한 규칙을 정리하는 것도 방법입니다.

추가로 팁을 드리자면 규칙 조건에 ‘제목에 포함된 단어’, ‘보낸 사람 주소’, ‘특정 단어 포함 여부’ 등을 혼합해서 다중 조건을 설정하는 고급 규칙 옵션을 활용해보는 것도 추천하며 이때 Outlook은 기본적으로 ‘AND 조건’을 적용하므로 복잡한 설정은 규칙을 나눠서 개별 설정하는 것이 좋습니다.

자동화가 강력한 만큼, 규칙으로 이동된 메일이 실수로 완전 삭제되지 않도록 초기에는 삭제가 아닌 ‘지운 편지함 이동’으로 설정해두고 결과를 모니터링하는 것이 안전합니다.

FAQ

아웃룩 규칙을 설정했는데 일부 메일이 이동되지 않습니다. 왜 그런가요?

규칙은 설정 순서에 따라 적용되며, 조건이 여러 개일 경우 일부 메일이 해당 규칙을 건너뛰기도 합니다.

또한 Exchange 서버 동기화 지연이나 규칙의 적용 대상이 서버 측이 아닌 클라이언트 측일 경우에도 자동 이동이 되지 않을 수 있습니다.

규칙을 만든 후 기존 메일에도 한꺼번에 적용할 수 있나요?

가능합니다. 규칙 설정 시 "지금 받은 편지함의 메시지에도 이 규칙 적용" 체크박스를 선택하면, 해당 규칙이 이미 받은 기존 메일에도 한꺼번에 적용됩니다.

규칙은 몇 개까지 만들 수 있나요?

Outlook에서 규칙 수에는 제한이 있지만, Exchange 계정을 사용하는 경우 최대 256KB 분량의 규칙만 서버에 저장할 수 있습니다. 이 용량을 초과하면 일부 규칙이 저장되지 않거나 동작하지 않습니다.

특정 도메인(@example.com) 전체를 차단할 수 있나요?

예. 보낸 사람 조건 설정에서 @도메인명을 포함시키면 해당 도메인에서 오는 모든 메일에 규칙을 적용할 수 있습니다.

규칙으로 이동한 메일은 다시 원래대로 복원할 수 있나요?

규칙으로 인해 자동 이동되었더라도, 이동된 폴더에서 수동으로 다시 원하는 폴더로 이동하거나, 규칙을 수정 후 새로 받은 메일부터 원래대로 정렬되도록 설정하면 됩니다.

규칙 설정 시 "AND" 조건과 "OR" 조건의 차이점은?

여러 조건을 동시에 선택할 경우, Outlook은 기본적으로 AND 조건을 적용합니다.

예를 들어 '보낸 사람이 A' AND '제목에 B'가 포함되어야만 규칙이 작동합니다. OR 조건은 수동으로 여러 개의 유사 규칙을 나눠 설정해야 합니다.

규칙으로 삭제 설정을 하면 휴지통으로 이동되나요, 완전삭제되나요?

기본적으로 ‘지운 편지함(휴지통)’으로 이동됩니다. 하지만 고급 설정에서 ‘완전 삭제’ 옵션을 선택하면 복구 불가능한 완전 삭제가 됩니다. 중요한 메일은 주의해야 합니다.