아웃룩 인사말 설정 "서명" 이메일 등록방법 - 자동인사말

아웃룩 인사말 설정 "서명" 이메일 등록방법

이메일은 커뮤니케이션이 비즈니스의 핵심 수단으로 자리 잡은 만큼, 아웃룩(Outlook)에서 전문적인 인사말과 서명을 설정해 두는 것은 기본 매너이자 브랜드 이미지를 만드는 중요한 부분입니다.

특히 업무용 메일을 자주 주고받는 사용자라면, 매번 인사말을 반복해서 입력하는 번거로움을 줄이기 위해 아웃룩의 ‘서명(Signature)’ 기능을 활용하는 것이 필수라고 할 수 있는데요 아웃룩에서는 사용자의 이름, 직함, 연락처, 회사 로고, SNS 링크 등 다양한 정보를 서명에 포함할 수 있으며, 메일 계정별로 서명을 따로 지정하거나, HTML 형식으로 이미지까지 삽입할 수 있는 유연한 구성이 가능합니다.

아웃룩 인사말 설정 서명 이메일 등록방법

그럼 오피스 2019 이상 버전 기준으로 서명을 작성하고 저장하는 기본 설정법부터, 자동 삽입 기능, 계정별 서명 지정, HTML 서명 작성 팁까지 단계별로 자세히 안내드립니다.

아웃룩 서명 등록방법

아웃룩을 실행 후 "새 전자 메일"을 선택합니다.

자주쓰는 문구나 인사말들을 작성합니다.

메일을 작성할 수 있는 창이 실행됩니다.

삽입 -> 서명 -> 서명을선택합니다.

그럼 새로만들기를 통해 원하는 인사말이나 끝맺음 기타 자주 사용하는 문구등을 입력할 수 있습니다.

아웃룩 서명 기능

이후 서명의 이름을 알아보기 쉽게 정해줍니다.

이후 메일을 작성시 필요한 문구등을 서명에서 바로 선택하면 번거롭게 따로 메모장에 문구를 복사하거나 할 필요없이 바로 사용할 수 있습니다.

FAQ

서명을 자동으로 모든 메일에 넣을 수 있나요?

네. 아웃룩 서명 설정 시 ‘새 메일 메시지’ 및 ‘회신/전달 메시지’에 자동으로 서명 삽입 여부를 지정할 수 있습니다. 기본 서명을 설정하면 매번 삽입할 필요 없이 자동으로 추가됩니다.

계정마다 다른 서명을 지정할 수 있나요?

가능합니다. Outlook은 여러 메일 계정이 등록되어 있을 경우 계정별로 다른 서명을 설정할 수 있으며, 각 계정에 맞는 서명을 기본값으로 지정할 수 있습니다.

HTML 형식으로 서명을 만들 수 있나요?

네. 아웃룩은 서명에 HTML 태그, 이미지, 링크 삽입을 지원합니다. 회사 로고나 소셜미디어 아이콘, 버튼형 링크 등도 HTML로 넣을 수 있어 브랜딩 효과를 줄 수 있습니다.

모바일 Outlook 앱에서도 서명을 설정할 수 있나요?

모바일 앱에서는 별도로 서명을 설정해야 하며, PC 버전의 서명은 자동 동기화되지 않습니다. Outlook 앱 내 설정 > 서명 항목에서 텍스트 기반 서명을 따로 작성해 주세요.

이미지가 포함된 서명이 수신자에게 깨져 보이는 이유는?

이미지가 로컬에서 삽입된 경우(예: 내 PC 사진 경로), 상대방은 해당 경로를 인식할 수 없어 깨져 보일 수 있습니다. 웹에 업로드된 이미지의 URL을 사용하여 삽입하면 문제를 해결할 수 있습니다.

서명에 사용하는 글꼴이 수신자에게 다르게 보이는 경우는?

수신자 PC에 해당 글꼴이 설치되어 있지 않은 경우, 기본 시스템 글꼴로 대체되어 표시됩니다. 따라서 Arial, Calibri, Verdana 등 범용성이 높은 글꼴을 사용하는 것이 좋습니다.

서명이 너무 길거나 복잡하면 스팸으로 분류될 수 있나요?

가능성 있습니다. 이미지가 많거나 외부 링크가 과도한 서명은 일부 메일 시스템에서 스팸 또는 피싱 메일로 판단될 수 있으니 주의가 필요합니다. 깔끔하고 정보 중심으로 구성하는 것이 좋습니다.