아웃룩 메일 삭제 시 원본 웹메일 서버 삭제되지 않도록 동기화 해제설정

웹 메일 삭제 시 아웃룩 원본메일 삭제되지 않도록 설정

아웃룩에서 메일을 삭제했는데 웹메일에서도 원본이 함께 사라져 곤란했던 경험, 한 번쯤 있으셨을 겁니다. 특히 지메일, 네이버, 다음, 카카오 등 외부 메일 계정을 아웃룩에 연동해서 사용하는 경우, 잘못된 설정으로 인해 서버의 원본 메일까지 삭제되는 일이 발생할 수 있습니다.

아웃룩은 기본적으로 IMAP 또는 POP3 프로토콜을 기반으로 메일을 연동하고 있는데, 이 설정 방식에 따라 메일 삭제 시 동기화 방식이 다르게 작동합니다. 중요한 메일을 서버에 그대로 남겨두고 싶다면, 아웃룩 설정에서 ‘서버에 메시지 복사본 저장’ 옵션을 정확히 체크해야 하며, 연동 방식도 주의 깊게 살펴볼 필요가 있습니다.

그럼 웹메일에서 메일을 삭제하더라도 아웃룩에서는 서버 원본을 안전하게 보존할 수 있는 설정 방법을 차근차근 알아보겠습니다.

아웃룩 메일 설정

먼저, 아웃룩에서 이 작업을 수행하기 위해서는 [파일] 탭 > [정보] 페이지로 이동하여 [계정 설정] 버튼을 클릭해야 합니다.

여기서 메일 계정 설정 팝업창이 나타나면 해당 팝업창에서는 원하는 메일 계정을 더블 클릭하여 해당 계정에 대한 설정을 변경할 수 있는 팝업창을 실행합니다.

서버에 메시지 복사본 저장

아웃룩 메일계정 설정 팝업창에서는 오른쪽 끝에 위치한 [기타 설정] 버튼을 클릭합니다.

더 상세한 설정을 변경할 수 있는 팝업창이 나타나면 여기에서는 인터넷 전자 메일 설정으로 이동하여 고급 탭을 선택합니다.

고급 탭에서는 화면 하단의 배달 섹션에서 [서버에 메시지 복사본 저장] 옵션을 찾을 수 있는데  이 옵션을 체크하면, 더 이상 메일이 서버에서 삭제되지 않게 됩니다.

만약 최신버전의 아웃룩 사용한다면 이러한 설정 없이 바로 메일설정에서 복사본 저장을 체크해제합니다.

아웃룩 설정	설정 값
보낸 항목의 복사본 저장 안함	보낸 메일함에 메일을 전송할 때 해당 메일의 복사본을 저장하지 않음. 용량 절약 및 정리 정돈에 활용.
항목을 삭제 표시하되 자동으로 이동하지 않고 삭제 표시된 항목은 사서함의 항목을 제거할 때 영구적으로 삭제합니다.	삭제 표시된 항목이 휴지통으로 이동하지 않고, 수동으로 이동하지 않은 채로 사서함에서 삭제되면 영구적으로 제거됨.
온라인 상태에서 폴더를 전환할 때 항목을 삭제합니다.	온라인 상태에서 메일함을 전환할 때 해당 폴더에 있는 항목을 자동으로 삭제함. 효율적인 메일함 관리를 위해 활용됨.

이를 통해 아웃룩에서 메일을 삭제할 때에도 서버에 안전하게 메시지가 보존되며, 필요 시 복구할 수 있도록 설정이 완료됩니다.

아웃룩 메일연동 네이버 구글 다음 설정방법

이와 같은 설정은 아웃룩뿐만 아니라 네이버메일, 구글 지메일, 다음 한메일 등과 같은 다양한 이메일 플랫폼에서도 유사하게 수행할 수 있으며 이렇게 설정을 통해 메일을 안전하게 관리할 수 있으며, 중요한 정보를 손쉽게 복구할 수 있습니다.

FAQ 자주묻는내용

POP3와 IMAP 중 어떤 방식이 메일 보존에 더 적합한가요?

IMAP은 서버와의 실시간 동기화를 기반으로 하며, 모든 메일 작업이 서버에 반영됩니다.

\IMAP을 사용하는 경우 아웃룩에서 메일을 삭제하면 서버의 원본도 삭제됩니다. 반면 POP3는 메일을 로컬로 가져오고, 서버에 복사본을 남길 수 있어 '서버에 메시지 복사본 저장' 옵션이 활성화되어 있으면 원본을 보존할 수 있습니다.

아웃룩에서 삭제한 메일이 서버에서 사라지는 이유는 뭔가요?

IMAP 연동 시 아웃룩에서 삭제한 메일은 기본적으로 서버에서도 삭제됩니다.

두 환경이 실시간으로 동기화되기 때문입니다. 이를 막으려면 메일을 삭제할 때 '삭제 표시만 하고 이동하지 않음'으로 설정하거나, POP3 설정을 사용해 서버 보존을 유지해야 합니다.

네이버/구글/다음 메일 연동 시에도 복사본 보존 설정이 가능한가요?

가능합니다. 다만 각 메일 서비스의 보안 정책과 프로토콜 지원 상태에 따라 제한이 있을 수 있습니다.

예를 들어, 네이버 메일은 POP3 연결 시 복사본 보존 옵션을 웹메일 내 설정에서도 함께 조정해야 정상적으로 작동합니다.

아웃룩의 ‘삭제 표시 후 이동하지 않음’ 설정은 어떤 기능인가요?

이 설정은 메일을 삭제해도 실제로는 폴더에서 제거하지 않고 ‘삭제 표시’만 하는 기능입니다.

사용자가 별도로 휴지통으로 옮기거나 영구 삭제를 하지 않는 이상, 해당 메일은 여전히 서버에 남아 있게 됩니다. 업무 중 실수로 삭제했을 때 유용한 옵션입니다.

아웃룩에서 메일을 삭제해도 복구할 수 있는 기간은 얼마나 되나요?

삭제된 메일은 보통 휴지통에 보관되며, 보관 기간은 메일 서비스 제공자마다 다릅니다.

구글 지메일은 기본 30일, 네이버는 7일, 다음은 15일간 휴지통에 보관됩니다. IMAP 기반이라면 해당 기간 내에는 복구가 가능하지만, POP3 설정에서는 아웃룩 로컬에서만 복구 가능성이 있습니다.

아웃룩에서 특정 메일만 서버에 보존할 수 있나요?

기본 설정으로는 전체 계정 단위 설정이 적용되지만, 규칙(Rules)을 활용하면 특정 조건의 메일만 별도 폴더로 이동시키고 서버에서 삭제되지 않도록 구성할 수 있습니다. 예: 특정 발신자 또는 제목 키워드를 포함한 메일만 서버에 보존.

아웃룩 삭제 동기화를 끄는 다른 방법은 없나요?

메일 동기화를 끄려면 IMAP이 아닌 POP3 프로토콜로 전환하는 것이 가장 확실합니다.

그 외에도 메일 규칙에서 삭제 시점 또는 위치를 직접 제어하거나, 아웃룩에서 ‘삭제’ 명령을 자동으로 서버에서 수행하지 않도록 제한하는 방식이 있습니다.

복사본 저장 설정이 비활성화되어 있다면 어떻게 활성화하나요?

계정 유형이 IMAP으로 설정되어 있을 경우, 아웃룩에서는 ‘서버에 복사본 저장’ 항목이 비활성화될 수 있습니다.

이럴 경우 계정을 POP3로 재설정하거나, 웹메일 환경에서 서버 설정을 함께 조정해야 복사본 저장 기능을 사용할 수 있습니다.

모바일 아웃룩 앱에서도 삭제 시 서버에 영향을 미치나요?

모바일 아웃룩 앱은 IMAP 기반으로 작동하기 때문에 기본적으로 삭제하면 서버에서도 동기화되어 삭제됩니다.

로컬에서만 삭제하려면 앱 설정에서는 불가능하며, 계정 자체를 POP3로 설정하거나 별도 앱을 사용하는 방법이 필요합니다.

중요한 메일을 서버에 안전하게 보존하려면 어떤 방법이 좋을까요?

중요한 메일은 아웃룩 내 로컬 PST 파일로 백업하거나, 서버에서 별도 폴더로 분류한 뒤 아웃룩 설정에서 해당 폴더는 동기화 대상에서 제외하는 방식으로 관리할 수 있습니다.

또한 기업용 메일이라면 아카이브 기능이나 자동 백업 솔루션 활용도 추천됩니다.